شرح وظایف اداره خدمات عمومی 233 بازدید

آخرین بروزرسانی : شنبه، ۲۴ فروردین ، ۱۳۹۸

شرح وظایف عمومی :

۱- مطالعه وشناخت هدفها و مأموریت های شرکت برق باختر در چارچوب برنامه های کلی توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور و خط مشی و سیاستهای وزارت نیرو

۲- مطالعه وشناخت قوانین ومقررات و دستورالعملها در حوزه کاری

۳- مطالعه و بررسی فرآیندهای کاری و مقایسه آن با مؤسسات مشابه ، مطالعه کتب ونشریات علمی داخلی در زمینه های کاری بمنظور ارائه طرحهای جدید وکسب اطلاعات تخصصی لازم در بهبود فعالیتهای کاری.

۴- بررسی علمی وعملی از فرآیندهای کاری ،به منظور انتخاب مناسبترین وبهترین الگو در انجام فعالیتهای کاری ، متناسب با حجم ونوع عملیات وفعالیتهای موجودوآتی واحد سازمانی با در نظرگرفتن امکانات ومحدودیت ها .

۵- نظارت بر رعایت دقیق دستور العملهای کاری و روشهای اجرائی ، آئین نامه ها و مقررات مربوطه بر اساس الزامات و پاسخگوئی به سیستمهای مدیریتی از جمله ( بهره وری ، تضمین کیفیت ، ارزیابی بر اساس مدل EFQM).

۶- شرکت در دوره ها وکنفرانس های آموزشی درون وبرون شرکت بر اساس ضوابط و دستورات مقام ما فوق به منظور افزایش اطلاعات و دانش تخصصی وارائه راهکارهای مناسب

۷- ارائه پیشنهادات جامع درجهت رفع تنگناها و مشکلات واحد کاری .

۸- استفاده صحیح از لوازم وتجهیزات سخت افزاری ونرم افزاری اداری وحفظ اموال دولتی وجلوگیری از اسراف

۹- رعایت مسائل و مقررات بهداشتی وایمنی و توجه کافی به بهداشت روانی در محیط کار بمنظور حفظ سلامت کارکنان بنا به وظایف شغلی .

۱۰- رعایت اصول کیفی در انجام وظایف و مسئولیتهای محوله بمنظور پاسخگویی به نیازمندیهای سیستم های مدیریتی .

۱۱- عضویت و فعالیت در کمیته های مرتبط با وظایف حوزه حسب ابلاغهای صادره .

۱۲- شرکت در جلسات ، سمینارها با توجه به نیاز شرکت و موافقت مقام مافوق.

۱۳- انجام سایر امور ارجاعی اداری محوله

شرح وظایف تخصصی :

۱- نظارت و کنترل بر کلیه قراردادهای مربوط به خدمات عمومی براساس قوانین و مقررات .

۲- هماهنگی و همکاری در برگزاری سمینارها ، همایشها ، جلسات ، مراسم ویژه و ….. براساس درخواستهای ارسالی ازسوی واحدهای مختلف بمنظور برگزاری آنها بنحو مطلوب .

۳- بررسی و نظارت بر گزارشات تهیه شده توسط کارشناسان تحت سرپرستی براساس مفاد قراردادها و تطبیق عملکرد آنها بمنظور اطمینان از صحت گزارشات ارائه شده به مقامات مافوق .

۴- بررسی و نظارت بر محاسبات و صورتحسابها و فاکتورهای واصله مرتبط براساس درخواست خریدها و فرمهای تحویل کالا بمنظور اطمینان از صحت آنها و ارائه به امورمالی و ذیحسابی .

۵- ارائه راهکارهای مناسب خدمات رسانی براساس موقعیت های خاص پیش آمده و تجربیات قبلی بمنظور پیشرفت کیفی و تسهیل در انجام امور .

۶- نظارت و بررسی قبوض برق ، آب ، گاز ، تلفن و ….. (شامل بخش اداری و مهمانسرا) براساس میانگین مصرف سال قبل اشتراک و بمنظور صحت مبالغ پرداختی قبوض در طول ماه .

۷- هماهنگی و نظارت بر مأموریتهای برون شهری براساس درخواست واحدها پس از تأیید بالاترین مقام مسئول .

۸- هماهنگی و نظارت بر مهمانسرا براساس معرفی نامه و رنامه از پیش تعیین شده بمنظور اسکان بموقع و مناسب کارکنان اعزامی .

۹- هماهنگی و نظارت بر عملکرد واحد نقلیه شرکت براساس درخواست مأموریتها و بهینه سازی امور نقلیه شرکت .

شرح وظایف مدیریتی :

۱- برنامه ریزی به منظور استفاده مطلوب از امکانات تحت سرپرستی .

۲- حصول اطمینان از حسن اجرای وظایف کارکنان تابع از طریق سرپرستی و اعمال نظارت مستقیم بر کار آنها .

۳- کنترل دقیق پیشرفت کار و انجام به موقع برنامه های محوله در مقاطع زمانی پیش بینی شده .

۴- برنامه ریزی به منظور تحکیم روابط انسانی در محیط کار واحد تحت سرپرستی و ایجاد مکانسیم های انگیزشی به منظور ارتقاء کمی و کیفی عملکرد پرسنل تحت سرپرستی .

۵- همکاری و هماهنگی مستمر با واحدهای ذیربط در زمینه های پیش بینی بودجه واحد تحت سرپرستی ، سازماندهی واحد تحت سرپرستی ، برنامه ریزی نیروی انسانی و نیاز سنجی آموزشی ، ارزشیابی عملکرد کارکنان تحت سرپرستی .

۶- نظارت و کنترل بر عملکرد و فعالیتهای افراد تحت سرپرستی و اعمال راهنمایی های لازم درجهت پیشبرد و حسن اجرای وظایف .